巧用Excel2010我的批注不一样

在Excel表格中，如果我们需要对某一单元格进行注释说明时，一般都是通过插入批注的方式进行。插入批注的方式也基本雷同，首先是选中相应的单元格，然后执行“审阅——新建批注”命令，之后在新建的批注框中编辑批注信息即可。在面对这千篇一律的批注设置时，如果能改变一下我们插入批注的方式，使之更具渲染力，就能大大提高表格的可视效果。

一、图片批注一目了然

对单元格进行批注是我们常用的一种注释方式，不过默认的方式都是在批注框中输入文字信息，当我们将鼠标指向插入批注的单元格时，就会自动弹出批注框显示批注信息了。虽说文字批注信息详细，但与图片相比，则图片效果更显得生动。比如说某一商品名称不易理解，如果我们用图片做批注，就能使其一目了然了（如图1）。

首先是激活批注框，将文档作者删除后，在批注边框中右击鼠标，选择“设置批注格式”，在随后打开的“设置批注格式”对话框中，执行“线条与颜色——颜色——填充效果”命令，即可打开“填充效果”对话框。在随后打开的“填充效果”对话框中，执行“图片——选择图片”命令（如图2），在打开的“选择图片”对话框中，选择相应的图片，再单击“插入”，最后依次关闭所有对话框。此时再看，批注即可变成我们所选择的图片了。

二、批注变一变 效果更好看

不论是文字批注还是图片批注，其批注框默认的都是长方形，感觉过于呆板。那我们能不能改变一下批注框的外形，使其更加活泼可爱呢？可以！首先执行“文件——选项”命令，在打开的“选项”对话框中“常规”下单击“快速访问工具栏”，之后在右侧的“自定义快速访问工具栏”下单击“从下列位置选择命令”，找到并单击“绘图工具、格式选项卡”，在该选项卡下选中“更改形状”，再单击“添加”（如图3），最后单击“确定”关闭对话框即可。这样，就能将“更改形状”添加到快速访问工具栏供我们使用了。

当我们将“更改形状”添加到快速访问工具栏后，按默认方式插入一个批注，并编辑好批注内容，然后单击批注框使其呈激活可编辑状态，在“快速访问工具栏”中单击“更改形状”，在打开的“形状”列表中选择一款自己喜欢的形状单击鼠标（如图4），此时再看我们插入的批注框，是不是就变成刚才选择的形状了？

通过上述操作，改变的不仅是批注框的外形，重要的是让表格充满活力，更具吸引力。

三、替代批注也实用

对于单元格注释除去插入批注的方式外，数据有效性也是一个不错的选择，只是注释方式不同而已。通过数据有效性替代批注，不仅支持键盘选中单元格显示，而且可以选中多个单元格同时进行设置，还能支持通过选择性粘贴进行有效性复制。

通过数据有效性进行单元格注释时，同样是选中需要设置批注的单元格，然后执行“数据——“数据有效性”命令，在打开“数据有效性”对话框中切换到“输入信息”选项卡，先勾选“选定单元格时显示输入信息”，在“标题”和“输入信息”框中分别输入我们要提示的内容（如图5），单击“确定”即可完成设置。这样，当我们选中该单元格时，就会显示出注释的信息了。

掌握上述几种方法后，在以后的表格编辑中如果能根据实际情况灵活运用批注方法，不仅能达到给单元格注释的目的，还能使人一目了然，为表格编辑锦上添花。

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